Eine GAEB Ausschreibung, also eine digitale Ausschreibung nach dem Austauschstandard des Gemeinsamen Ausschusses Elektronik im Bauwesen, entscheidet sich nicht erst im Preisspiegel. Sie entscheidet sich beim Leistungsverzeichnis. Wenn Mengen, Ordnungszahlen, Positionstexte und Anlagen nicht eindeutig sind, kommt der Fehler als Rückfrage, Nebenbedingung oder unklarer Einheitspreis zurück.
Vom Leistungsverzeichnis zur Vergabe
Das Leistungsverzeichnis, kurz LV, ist die gegliederte Beschreibung der auszuführenden Bauleistungen mit Mengen, Einheiten und Positionen. AVA bedeutet Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung; die Software oder der Prozess führt das LV von der Kostenschätzung über die Angebotsabfrage bis zur späteren Abrechnung. GAEB DA XML ist der heute übliche strukturierte Datenaustausch für diese LV-Daten; die offizielle GAEB-Datenaustausch-FAQ beschreibt die Austauschphasen.
Der saubere Ablauf beginnt nicht mit dem Export. Er beginnt mit prüfbaren Positionstexten, vollständigen Vorbemerkungen, eindeutigen Einheiten und einer stabilen Ordnungszahl. Die Ordnungszahl, kurz OZ, ist die eindeutige Nummer einer Position im LV. Sie ist der rote Faden für Rückfragen, Angebote, Preisspiegel, Nachträge und Abrechnung.
In der AVA sollte das LV vor der Versendung intern fachlich geprüft werden. Stimmen Mengen und Einheit? Sind Bedarfspositionen gekennzeichnet? Sind Alternativpositionen klar beschrieben? Sind Anlagen wie Pläne, Gutachten oder besondere Vertragsbedingungen versioniert? Erst danach lohnt sich der GAEB-Austausch.
X81 bis X84: welche Datei wann
Die Austauschphase bestimmt, welche Daten in der GAEB-Datei enthalten sind. Für den Weg von der Ausschreibung zur Vergabe sind vor allem vier Dateien wichtig:
- X81 Leistungsbeschreibung: Übergabe eines LV, häufig zwischen Planer, Auftraggeber und AVA-System. Sie enthält Leistungspositionen, aber noch keinen Bieterpreis.
- X82 Kostenanschlag: LV mit geschätzten Preisen. Diese Datei dient der internen Kostenermittlung und dem Budgetabgleich. Wenn Kosten nach DIN 276 geführt werden, also der deutschen Norm zur Kostengliederung im Bauwesen, sollte die Zuordnung sauber gepflegt sein.
- X83 Angebotsaufforderung: LV für den Bieter. In der Regel enthält sie keine internen Kostenansätze. Sie ist die Datei, die der Bieter zur Kalkulation erhält.
- X84 Angebotsabgabe: Rückgabe des bepreisten LV durch den Bieter. Sie enthält Einheitspreise, Gesamtpreise und je nach Struktur Bietertextergänzungen.
Wichtig ist die Trennung von X82 und X83. Wer versehentlich Kostenansätze mitversendet, legt interne Erwartungen offen. Wer dagegen eine unvollständige X83 versendet, erzeugt vermeidbare Rückfragen oder nicht vergleichbare Angebote.
Rücklauf prüfen und Preisspiegel bauen
Der Preisspiegel ist der tabellarische Vergleich der eingegangenen Angebote auf Positions-, Titel- und Gesamtebene. Er ist kein Ersatz für die fachliche Wertung. Er macht sichtbar, wo Preise auffällig niedrig, hoch oder unvollständig sind.
Der Rücklauf beginnt mit der formalen Prüfung der X84-Dateien. Passt die X84 zur versendeten X83? Wurde die OZ-Struktur verändert? Fehlen Einheitspreise? Sind freie Textergänzungen ausgefüllt? Enthält das Angebot Vorbehalte, Skonto, Nachlässe oder Nebenbedingungen an Stellen, die nicht automatisch vergleichbar sind?
Erst danach wird der Preisspiegel aufgebaut. Eine AVA-Software kann Angebote positionsweise gegenüberstellen, Ausreißer markieren und Summen bilden. Die Entscheidung trifft sie nicht. Ein sehr niedriger Einheitspreis kann ein Kalkulationsfehler sein, eine andere Ausführungsannahme oder ein bewusst gesetzter Preis. Das muss aufgeklärt werden, soweit der Vergabeprozess das zulässt.
Ein eigener GAEB-Preisspiegel X84P wird in der Praxis nicht wie die X84 als normaler Bieter-Rücklauf behandelt. Der Preisspiegel entsteht üblicherweise in der AVA aus X83 und den zugehörigen X84-Angeboten. Wenn ein Preisspiegel exportiert oder weitergegeben wird, sollte vorher geklärt werden, welches Format der Empfänger tatsächlich verarbeiten kann.
Typische Fehler im GAEB-Austausch
Viele Probleme sind nicht technisch, sondern redaktionell. Die Datei ist gültig, aber das LV ist nicht eindeutig genug.
- Uneinheitliche Einheiten: m, m2, Stück und pauschal dürfen nicht nach Gefühl wechseln. Einheit und Mengenermittlung müssen zur Leistung passen.
- Fehlende Anlagen: Wenn Pläne oder technische Beschreibungen im Positionstext vorausgesetzt werden, müssen sie mit Stand und Bezug mitversendet werden.
- Geänderte OZ-Struktur: Wird nach Versand der X83 noch umnummeriert, passen Rückfragen und Angebote schnell nicht mehr zusammen.
- Vermischte Preisarten: Grundpositionen, Alternativen und Bedarfspositionen brauchen klare Kennzeichnung, sonst verzerrt der Preisspiegel.
- Unklare Bietertextergänzungen: Wenn Produkte, Fabrikate oder Ausführungsdetails einzutragen sind, muss klar sein, was zwingend und was informativ ist.
- Excel-Zwischenwege: Tabellen können helfen, zerstören aber leicht Struktur, Hierarchie oder Rundung. Für den verbindlichen Austausch sollte das GAEB-Format führend bleiben.
Auch Datenschutz ist zu beachten. Die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, schützt personenbezogene Daten. In einer GAEB-Datei stehen meist Leistungsdaten, trotzdem können Ansprechpartner, Objektadressen oder interne Vermerke personenbezogen oder vertraulich sein.
Was in eine saubere Vergabeempfehlung gehört
Die Vergabeempfehlung ist die fachliche Begründung, welchem Angebot der Auftraggeber den Zuschlag erteilen sollte. Sie sollte nicht nur die niedrigste Summe nennen. Sie sollte nachvollziehbar zeigen, wie aus den eingegangenen Angeboten eine belastbare Entscheidung wurde.
Dazu gehören in der Regel: geprüfte Angebotssummen, Nachlässe, ausgeschlossene oder aufgeklärte Vorbehalte, rechnerische Korrekturen, technische Auffälligkeiten, Termin- und Kapazitätsangaben, Vergleich zur Kostenberechnung sowie eine klare Empfehlung. Bei öffentlichen Auftraggebern prägt die VOB/A, also die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A, den Vergabeablauf. Die VOB/B, also Teil B mit allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung, wird erst relevant, wenn sie wirksam in den Vertrag einbezogen wird. Diese Einordnung ersetzt keine rechtliche Prüfung.
Ein einfaches Beispiel: Angebot A liegt rund 3 Prozent unter Angebot B, enthält aber einen Vorbehalt zur Ausführungsfrist. Angebot B ist etwas teurer, bestätigt aber alle Termine und weist keine offenen Textergänzungen auf. Der Preisspiegel zeigt die Zahlen. Die Vergabeempfehlung erklärt, welche wirtschaftliche und fachliche Bewertung daraus folgt.
Fazit: Struktur vor Export
Eine gute GAEB Ausschreibung ist kein Dateiklick, sondern ein durchgängiger Ablauf. Das LV muss eindeutig sein, die Austauschphase muss passen, der X84-Rücklauf muss geprüft werden und der Preisspiegel braucht fachliche Einordnung.
Structify unterstützt diesen Ablauf im Projektkontext: LV-Daten, GAEB-Austausch, Angebotsvergleich und Vergabeunterlagen bleiben zusammen. Mehr dazu finden Sie unter AVA und Vergabe. Structify ist Softwareunterstützung und ersetzt keine rechtliche oder fachliche Entscheidung. Wenn Sie sehen möchten, wie das an Ihrem Projekt aussieht, buchen Sie eine kurze Online-Demo.